Proses Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek yang baik merupakan kunci keseluruhan keberhasilan proyek. Untuk melakukan manajemen Integrasi proyek yang baik manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya sepanjang siklus hidup proyek. Banyak manajer proyek baru yang mengalami kesulitan melihat gambaran besar dan ingin fokus pada detaul yang terlalu banyak. Dalam hal Teknologi Integrasi manajemen proyek tidak sama dengan integrasi software ( perangkat lunak )

Untuk melakukan manajemen integrasi proyek tentu ada macam — macam prosesnya yang meliputi :

1. Mengembangkan Project Charter (Piagam Proyek) / Develop Project Charter
2. Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek / Develop Project Management Plan
3. Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek / Direct & Manage Work
4. Memantau dan mengontrol pekerjaan proyek / Monitoring & Controlling Project work
5. Melakukan kontrol perubahan yang terintegrasi / Perform Integrated Change Control
6. Menutup proyek atau fase/ Close Project or Phase

Mengembangkan Project Charter

Mengembangkan project Charter yang dimaksud adalah proses pengembangan suatu dokumen yang secara resmi mengesahkan suatu proyek atau sebuah fase dan kemudian mendokumentasikan syarat — syarat awal yang mememnuhi ekspetasi kebutuhan para stakeholder. Jadi setelah memutuskan proyek apa yang akan dikerjakan tentu penting bagi seluruh organisasi untuk mengetahuinya. Jadi dengan adanya project charter maka secara langsung memberikan arah tujuan dan manajemen proyek yang dilakukan. Biasanya para stakeholder utama proyek harus menanda tangani sebuah project charter untuk mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan proyek ( piagam / perjanijan ) yang telah ditanda tangani merupakan sebagai kunci utama dari manajemen integrasi proyek

Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen proyek adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu pelaksanaan dan pemantauan proyek. Tentu proses mendokumentasikan merupakan tidakan yang diperlukan untuk mendefinisikan , mempersiapkan , mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua rencanan ke sub bagian perusahaan yang menangani proyek. Biasanya Rencana — rencana yang dibuat di bidang pengetahuan yang lain adalah bagian anak perusahaan dari seluruh rencana pengelolaan proyek.

Dengan rencana proyek akan memandu pekerjaan anda di dalam proyek. Inilah yang menentukan siapa , apa, kapan, dimana dan bagaimana dalam pelaksanaan proyek tersebut. Dalam rencana proyek adanya atribut atribut yang meliputi :

1. Rencana seharusnya Dinamis / fleksibel / diperbaharui seiiring perubahan terjadi
2. Rencana harus pertama dan terutama menuntun pelaksanaan proyek dengan membantu manajer proyek untuk memimpin tim protek dan menilai status proyek.

Selain atribut ada unsur — unsur umum pada sebuah rencana manajemen proyek yang harus diperhatikan yang meliputi :

1. Pengenalan / gambaran proyek
2. Deskripsi tentang bagaimana proyek diatur.
3. Proses — proses manajemen dan teknis yang digunakan pada proyek
4. Pekerjaan yang harus dilakukan sesuai jadwal dan informasi anggaran.

Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek

Pelaksanaan proyek adalah proses melakukan pekerjaan yang didefiisikan dalam rencana manajemen proyek untuk mencapai tujuan proyek. Biasanya pelaksanaan proyek meliputi manajemen dan pelaksanaan pekerjaan yang diuraikan dalam rencana manajemen proyek. Sebagaian besar waktu dan biaya biasanya dihabiskan untuk eksekusi / pelaksanaan proyek. Wilayah aplikasi proyek secara langsung mempengaruhi pelaksanaan proyek karena produk proyek diproduksi selama pelaksanaan proyek.

Dalam pelaksanaan proyek tentu harus dmengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan karena perencanaan dan pelaksanaan proyek bersifat saling terkait yang merupakan dua kegiata yang tak terpisahkan. Mereka yang akan melakukan pekerjaan harus membantu untuk merencanaakan pekerjaan. Jadi biasanya manajer proyek harus meminta masukan dari tim untuk mengembangkan rencana yang realistis.

Selain tiu manajer proyek harus memimpin dengan contoh untuk menunjukkan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti rencana proyek yang baik. Tentu budaya organisasi dapat membantu eksekusi proyek dengan memberikan pedoman dan template serta melacak kinerja berdasarkan rencana.

Adapun Aspek penting dalam pelaksanaan proyek yaitu keterampilan. Keterampilan — keterampilan manajemen umum biasanya seperti kepemimpinan , komunikasi , keterampilan politik, pengetahuan produk , bisnis , area aplikasi dan penggunaan alat- alat / teknik khusus.

Memantau dan mengontrol pekerjaan proyek

Merupakan suatu proses memantau , meninjau dan mengatur kemajuan dalam mencapa tujuan dan kinerja yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek. Biasanya perubahan tidak bisa dihindari dalam proyek — proyek besar sehingga sangat penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk memonitor dan mengontrol perubahan.

Memonitor pekerjaan proyek biasanya mencakup kegiatan mengumpulkan , mengukur dan menyebarkan informasi kinerja proyek. Adapun dua output penting dalam pemantauan dan pengendalian pekerjaan proyek yang mencakup tindakan perbaikan dan pencegahan yang direkomendasikan.

Melakukan Kontrol perubahan yang terintegrasi

Merupakan proses mengulas semua permintaan perubahan , menyetujui perubahan dan mengelola perubahan yang diminta baik dari aset — aset ,proses organisasional , dokumen — dokumen proyek ,dan rencana manajemen proyek. Dengan melakukan Kontrol perubahan yang terintegrasi ada 3 tujuan utama adalah :

1. Memengaruhi faktor-faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan juga memiliki manfaat.
2. menentukan bahwa perubahan yang telah terjadi.
3. mengelola perubahan aktual jika memang terjadi.

Jadi rencana manajemen proyek yang disetujui dan ditambah perubahan yang disetujui disebuh sebuah baseline. Adapun saran untuk mengelola perubahan kontrol terintegrasi yaitu :

1. Memandang manajemen proyek sebagai proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
2. Rencana perubahan.
3. Membentuk sistem kontrol perubahan formal, termasuk dewan pengendali perubahan (CCB).
4. Menggunakan manajemen konfigurasi yang baik.
5. Mendefinisikan prosedur untuk membuat keputusan tepat waktu pada perubahan-perubahan kecil.
6. Menggunakan laporan kinerja tertulis dan lisan untuk membantu mengidentifikasi dan mengelola perubahan.
7. Menggunakan manajemen proyek dan perangkat lunak lain untuk membantu mengelola dan mengomunikasikan perubahan.

Menutup ( Proyek / fase )

Merupakan proses menyelesaikan semua kegiatan pada semua kelompok proses manajemen proyek untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase. Untuk menutup sebuah proyek anda harus menyelesaikan semua kegiatan dan transfer semua pekerjaan yang telah diselesaikan atau dibatalkan kepada orang — orang yang tepat. Menutup proyek / fase harus memiliki outpu utama yang meliput :

1. produk dan layanan akhir.
2. Update/pembaruan aset-aset proses Organsisasi.

Jadi untuk membantu dalam manajemen integrasi proyek anda dapat menggunakan perangkat lunak. Adapun beberapa jenis perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membantu dalam manajemen proyek yaitu :

1. perangkat lunak pengolah kata menciptakan dokumen.
2. perangkat lunak presentasi menciptakan presentasi.
3. spreadsheet atau database melakukan tracking/pelacakan.
4. Perangkat lunak komunikasi seperti e-mail dan web dapat memfasilitasi komunikasi.

Project management software (perangkat lunak manajemen proyek) dapat menggabungkan semuanya dan menunjukkan rincian dan ringkasan infromasi.

Demikianlah pembahasan mengenai proses — proses manajemen integrasi proyek, Semoga bermanfaat.

Referensi :

1. 2010. Information Technology Project Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Originally published at https://daismabali.com on June 17, 2019.