Pentingnya Belajar Manajemen Waktu Proyek

Kenapa sih ada manajemen waktu proyek. Biasanya para manajer sering mengatakan bahwa melaksanakan proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar mereka. Masalah penjadwalan adalah penyebab utama konfliknya pada proyek — proyek.

Selain itu gaya kerja individu dan perbedaaan budaya juga menyebabkan konflik waktu. Yang dimana sebagian orang memilih untuk bekerja sesuai jadwal dan memenuhi tenggang waktu sementara lainnya tidak. Biasanya budaya yang berbeda dan bahkan seluruh negara memiliki sikap yang berbeda tentang jadwal. Adapun Proses Proses melakukan Manajemen Waktu Proyek yaitu :

1. Merencanakan Jadwal Sebuah Proyek ( Plan Schedule Management )
2. Mendefinisikan Kegiatan ( Define Activities )
3. Menyusun Kegiatan ( Sequence Activities )
4. Memperkiraan Sumber Daya Kegiatan ( Estimate Activity Resource )
5. Memperkirakan lamanya kegiatan ( Estimate Activity Duration )
6. Menyusun Jadwal ( Develope Schedule )
7. Mengontrol Jadwal ( Control Schedule )

Merencanakan Jadwal Sebuah Proyek

Merupakan Tahap Awal dalam Manajemen Waktu Proyek yang dimana merencanakan semua kegiatan yang akan dilakukan pada proyek.

Mendefinisikan Kegiatan

Merupakan proses mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable seperti daftar aktivitas dan atribut aktivitas. Sebuah aktivitas atau tugas adalah item pekerjaan yang biasanya ditemukan dalam WBS yang memiliki durasi , biaya dan persyaratan sumber daya yang diharapkan.

Jadwal Proyek dibuat berdasarkan dokumen dasar yang mengawali pelaksanaan proyek. Dokumen yang dimaksud seperti proyek charter yang mencangkup informasi anggaran dari mulai pelaksanaan hingga tanggal berakhirnya sebuah proyek. Dokumen berikutnya berupa pernyataan lingkup atau cakupan dan WBS membantu mendefinisikan apa yang akan dilakukan.

Banyaknya Kegiatan dituangkan pada sebuah daftar kegiatan. Daftar kegiata adalah tabulasi dari kegiatan yang dibutuhkan pada jadwal proyek. Daftar tersebut harus mencankup Nama Kegiatan. Identitas Kegiatan / nomor dan Deskrips Kegiatan. Beberapak kegiatan biasanya memiliki Milestones dalam sebuah proyek.

Milestones adalah peristiwa penting yang biasanya tidak memiliki durais yang berguna sebagai alat untuk menetaplan tujuan dan jadwal pemantauan kemajuan proyek. Penggunaan milestone dibutuhkan pada beberapak kegiatan. Contohnya mencakup penyelesaian dan tanda-tanda pelanggan dalam dokumen utama dan penyelesaian produk / hasil tertentu.

Menyusun / Rangkaian Kegiatan

Proses Mengidentifkasi dan mendokuemntasi hubungan kegiatan — kegiatan proyek. Biasanya meliputi peninjauan kegiatan dan penentuan dependensi ( ketergantungan )

Sebuah Ketergantungan atau hubungan berkatian dengan pemilahan urutan kegiatan — kegiatan / tugas — tugas proyek. Untuk menyusun / Rangkaian kegiatan salah satunya menggunakan Netowrk Diagrams ( Diagram Jaringan ). Sebuah diagram jaringan merupakan sebuah visualisasi skematis hubungan logis antara urutan kegiatan -kegiatan proyek. Ada dua format utama pada Diagram jaringan yaitu metode arrow ( panah ) dan metode precedence diagram ( diagram yang diutamakan ).

Arrow Diagramming Method ( ADM )

Merupakan Metode Diagram jaringan yang kegiatan — kegiatannya direpresentasikan oleh panah , simpul atau lingkaran yang dapat menampilkan dependensi selesai sampai mulai. Berikut salah satu contoh Metode ADM :

Precedence Diagramming Method ( PDM )

Merupakam Metode Diagram Jaringan yang kegiatan -kegiatannya diwakili oleh simbol kotak -kotak dan memiliki panah — panah yang menunjukkan hubungan antara Kegiatan. Metode ini lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh softwar( perangkat Lunak ) manajemen Proyek. Selain itu lebih baik juga dalam menunjukkan berbagai jenis dependensi. Berikut contoh Metode PDM :

Memperkirakan Sumber Daya Kegiatan

Merupakan Proses memperkirakan jenis dan jumlah material ,orang , perlengkapan atau kebutuhan untuk masing — masing kegiatan. Sebelum memperkirakan durasi kegiatan manajer proyek harus memiliki ide yang baik tentang jumlah dan jenis sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap kegiatan. Berikut hal — hal penting yang perlu dipertimbangkan dalam memeperkirakan sumber daya :

1. Seberapa sulit untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan khusus untuk proyek ini?
2. Bagaimana sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa?
3. Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?

Selain itu untuk memperkirakan Sumber Daya pada sebuah kegiatan dapat digambarkan dalam bentuk matriks seperti berikut :

Memperkirakan Lamanya Kegiatan

Merupakan proses memperkirakan jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu dengan sumber daya yang diperkirakan. Untuk memperikakan lamanya kegiatan manajer proyek harus memahami Duration ( Durasi ). Durasi meliputi jumlah waktu sebenarnya yang diperlukan dalam suatu kegiatan ditambah waktu yang telah berlalu. Kemudian Effort ( Upaya ) merupakan jumlah hari kerja atau jam kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. biasanya orang — orang yang melakukan pekerjaan harus membantu menciptakan estimasi dan seorang ahli yang harus melakukan peninjauan agar dapat memperkirakan jangka waktu kegiatannya.

Menyusun Jadwal

Merupakan proses menganalisa bagian — bagian kegiatan , durasi / waktu , kebutuhan sumber daya dan batasan jadwal untuk membuat jadwal proyek. Untuk membuat jadwal tentu harus menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain untuk menentukan tanggal awal dan akhir proyek. Tujuannya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan dasar untuk memantau kemajuan proyek untuk dimensi waktur proyek. Alat — alat teknik penting meliputi

1. grafik Gantt
2. Analisis jalur kritis
3. Penjadwalan rantai kritis
4. analisis PERT.

Gantt Chart adalah grafik yang menyediakan format standar untuk menampilkan informasi tentang jadwal proyek dengan memberi daftar kegiatan — kegiatan proyek dan hubungannya dengan tanggal mulai dan berakhir dalam format kalender. Pada Gantt Chart ada simbol — simbol terdiri atas:

1. Black Diamonds ( Mutiara Hitam ) Milestones
2. Garis Tebal Hitam ( Ringkasan tugas — tugas )
3. Garis Horisontal tipis ( jangka waktu tugas )
4. Panah ( Kebergantungan / katian antara tugas — tugas )

Berikut contoh tampilan Gantt Charts :

Kebanyakan Orang ingin fokus pada pencapaian milestones, terutama untuk proyek — proyek besar. Yang dimana milestones menekankan perisitiwa penting atau prestasi dalam proyek — proyek.

Seorang manajer proyek membuat milestones dengan memasukkan tugas — tugas yang berdurasi nol atau manajer proyek juga dapat menandai setiap tugas sebagai milestones. Milestones seharus menggunakan Kriteria SMART :

1. Specific (Spesifik)
2. Measurable (Dapat diukur)
3. Assignable (Dapat ditugaskan untuk dikerjakan)
4. Realistic (Realistis)
5. Time-framed (Memiliki batasan waktu)

Analisis Jalur Kritis

Untuk melakukan analisis jalur krisis dapat membuat sebuag diagram jaringan yang baik. Biasanya menambahkan perkiraan durasi waktu untuk semua kegiata di setiap jalur melalui diagram jaringan. Jalan terpanjanglah yang disebut jalur kritis. Jika satu kegiatan atau lebih pada jalur kritis memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan, jadwal keseluruhan proyek akan meleset atau tidak sesuai rencana , kecuali manajer proyek mengambil tindakan korektif. Untuk teknik membuat diagram jaringan tersebut menggunakan Critical Path Method ( CPM ).

CPM adalah teknik membuat diagram jaringan yang digunakan untuk memprediksi total durasi waktu proyek. Jadi Jalan terpanjang dalam diagram jaringan dan memiliki paling sedikit jumlah slack atau float maka bisa disebut sebagai jalur kritis. Slack atau float ( penundaan ) adalah jumlah waktu kegiatan yang dapat ditunda tanpa menunda aktifitas berikutnya / tanggal proyek selesai. Berikut contoh Diagram Jaringan menentukan jalur kritis pada sebuah proyek :

Selain menggunakan CPM dalam Analisis Jalur Kritis ada cara lainnya yaitu membuat jadwal Trade Off Trade- Off adalah jumlah waktu dimana sebuah kegiatan dapat ditunda dari awa tanpa menunda tanggal penyelesaian proyek yang ditetapkan. Lintasan maju sepanjang diagram jaringan menentukan awal mulai dan tanggal selesai.

Sedangkan lintasan bali menentukan keterlambatan tanggal mulai dan selesai. Berikut gambaran menghitung tanggal — tanggal mulai yang lebih awal dan terlambat serta tanggal selesai seperti berikut :

Dan berikut Contoh tabel penundaan Bebas dan Keseluruhan pada Proyek :

Menggunakan Jalur Kritis juga dapat mempersingkat jadwal proyek. Ada tiga teknik utama untuk mempersingkat jadwal proyek :

1. Memperpendek durasi kegiatan kritis atau tugas-tugas dengan menambahkan lebih banyak sumber daya atau mengubah lingkupnya.
2. Memadukan kegiatan untuk memperoleh jumlah terbesar dari kompresi (penyingkatan) jadwal untuk biaya tambahan yang minim.
3. Melacak aktivitas dengan cepat dengan melaksana-kannya secara paralel atau bergantian.

Adapun Aturan — Aturan kalkulasi Jalur Kritis seperti berikut :

Penjadwalan Rantai Kritis.

Penjadwalan rantai kritis adalah metode penjadwalan yang memperhatikan sumber daya yang terbatas saat membuat jadwal proyek dan mencakup buffer/cadangan untuk konsisten dengan tanggal penyelesaian proyek. Penjadwalan Rantai Kritis ini merupakan upaya untuk meminimalkan multitasking yang terjadi ketika sumber daya berkerja pada beberapa tugas sekaligus.

Buffer / Cadangan Waktu yang dimaksud dalam penjadwalan Rantai Kritis adalah waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas. Dalam perkiraan tradisional orang sering menambahkan buffer untuk setiap tugas dan menggunakan waktu tambahan, baik jika diperlukan atau tidak.

Pada Penjadwalan rantai kritis yang menghapus buffer dari tugas individu dan sebaliknya menciptakan Buffer proyek atau waktu tambahan ditambahkan sebelum deadline proyek. Feeding buffer atau waktu tambahan ditambahkan sebelum tugas-tugas pada jalur kritis. Adapun Contoh Penjadwalan Rantai Kritis :

Analisis PERT ( Program Evaluation and Review Technique )

adalah teknik analisis Jaringan yang digunakan untuk memperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian tingkat tinggi tentang perkiraan durasi setiap kegiatan individu. Analisis PERT menggunakan estimasi waktu probabilistik dimana Perkiraan — perkiraan durasi berdasarkan perikraan optimis, perkiraan yang paling mungkin dan juga perkiraan pesismis atau yang disebut perkiraan tiga poin.

Adapun Rumus dan Contoh Analisis PERT seperti berikut :

Mengontrol Jadwal

Merupakan proses memantau status proyek untuk melihat perkembangan proyek dan mengatur perubahan terhadap baseline jadwal. Dalam pengontrolan jadwal biasanya melakukan pemeriksaan realita terhadap jadwal. memungkinkan adanya hal hal yang tidak menentu atau mendesak dalam pengontrolan Jadwal.

Manajer Proyek diusahakan jangan berencana untuk semua orang bekerja pada kapasitas 100% sepanjang waktu. Agar Pengontrolan jadwal yang baik dengan mengadakan progress meetings ( pertemuan untuk membahas kemajuan proyek ) dengan para stakeholders dan harus jelas dan jujur dalam menyampaikan hal — hal yang berhubungan dengan jadwal.

Pengontrolan Jadwal ini bertujuan untuk mengetahui status jadwal , pengaruh faktor -faktor yang menyebabkan perubahan dalam jadwal, selain itu bertujuan menentukan bahwa jadwal telah berubah dan mengelola perubahan ketika hal itu terjadi.

bersambung…

Originally published at https://daismabali.com on July 1, 2019.