Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

Cara Manajemen Komunikasi Proyek yang Baik

Komunikasi yang baik sangat penting dalam manajemen. Pada proyek ancaman terbesar bagi kebanyakan proyek adalah kegagalan dalam berkomunikasi dan budaya tersebut tidak mencerminkan para profesional bidang TI sebagai komunikator yang baik.

Adapun penelitian yang menunjukkan bahwa para profesional TI harus dapat berkomunikasi secara efekti agar bisa berhasil dalam posisinya. Jadi Keterampilan verbal atau komunikasi yang kuat merupakan faktor kunci dalam pengembangan karir bagi para profesional TI.

Manajemen Komunikasi Proyek adalah sebuah bidang yang wajib dimiliki manajer proyek dengan tujuan agar semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Adapun Proses proses dalam manajemen komunikasi proyek yang meliputi :

1. Merencanakan Komunikasi ( Plan Communication Management )
2. Mendistribusikan Informasi ( Manage Communication )
3. Mengontrol Komunikasi / ( Control Communications )

Merencanakan Komunikasi

Merupakan proses menentukan kebutuhan informasi stakeholder proyek dan menentukan sebuah pendekatan komunikasi. Tentu setiap proyek harus memasukkan sebuah model rencana manajemen komunikasi yang merupakan sebuah dokumen untuk menuntun komunikasi proyel.

Selain itu merencanakan komunikasi dapat dengan membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek dan juga membantu dalam perencanaan komunikasi. Adapuni isi dari rencana manajemen komunikasi :

1. Persyaratan komunikasi Stakeholder.
2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bentuk, isi, dan rinciannya.
3. Orang-orang yang akan menerima informasi dan yang akan memberikan informasi tersebut.
4. Metode atau teknologi yang disarankan untuk menyampaikan informasi.
5. Frekuensi komunikasi.
6. Prosedur eskalasi/peningkatan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan.
7. Prosedur revisi untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi.
8. Daftar istilah yang berkaitan dengan manajemen komunikasi.

Berikut contoh analisis Stakeholder untuk Komunikasi Proyek :

Dalam manajamen Komunikasi proyek tentu manajar proyek harus menguasai komunikasi dua arah yang efektif dan akurat. Komunikasi yang efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Jadi Komunikasi yang efekti akan membantu mengantisipasi masalah — masalah, membuat keputusan yang tepat, mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain dan mengembangkan hubungan — hubungan.

Adapun Faktor — faktor yang mempengaruhi komunikasi yang efekti yaitu :

1. Kredibilitas dan daya tarik komunikator
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan

Mendistribusikan Informasi

Manajer Proyek juga harus dapat mendistribusikan informasi. Mendistribusikan informasi yang dimaksud adalah menyampaikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang berguna yang sama pentingnya dengan mengembangkan informasi sebagai prioritas utama. Tentu ada pertimbangan — pertimbangan penting yang meliputi :

1. penggunaan teknologi untuk meningkatkan pendistribusian informasi.
2. Metode formal dan informal dalam pendistribusian informasi.

Untuk mendistribusikan informasi yang efekti manajer proyek Jangan pernah mengubur informasi yang penting. Manajer projek juga Jangan takut untuk melaporkan informasi yang tidak baik. Selain itu Komunikasi lisan melalui pertemuan/rapat dan pembicaraan informal dapat membantu dalam penyampaian informasi-baik dan buruk-secara terbuka.

Dalam hal komunikasi ada bentu bentuk dasar komunikasi yang meliputi :

Komunikasi Non-verbal.

Komunikasi non verbal merupakan kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya yang memungkinkan seseorang berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee & Thill).

Komunikasi Verbal.

Komunikasi Verbal merupakan suatu bentuk komunikasi dimana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis dengan menggunakan bahasa. Komunikasi verbal tidak hanya menyangkut komunikasi lisan atau oral communication (berbicara dan mendengar), tetapi juga komunikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Tentu Komunaksi yang terpenting adalah komunikasi langsung ( face to face )

Dalam riset mengenai komunikasi langsung membuktikan bahwa dalam interaksi face to face :

1. 58% komunikasi melalui body language (bahasa tubuh).
2. 35% komunikasi melalui kata-kata yang dikatakan.
3. 7% komunikasi melalui isi atau kata-kata yang diucapkan.
4. Perhatikanlah lebih dari sekedar kata-kata yang sebenarnya diucapkan seseorang.
5. Nada bicara dan bahasa tubuh seseorang dapat menunjukkan banyak hal dari apa yang dia benar-benar rasakan.

Dengan menerapkan komunaksi langsung seperti pertemuan yang rutin meskipun singkat bersifat sangat efektif dalam proyek TI. Penerapan pertemuan yang dilakukan dengan berdiri juga dapat memaksa orang — orang untuk fokus terhadap apa yang benar — benar perlu untuk dikomunikasikan. Ada beberapa perusahaan mempunyai kebijakan untuk penggunaan email pada jam — jam tertentu bahkan selama beberapa hari agar terjadinya interaksi langsung.

Sifat Pribadi seseorang juga mempengaruhi kebutuhan komunikasinya seperti orang — orang yang introvert lebih menyukai komunikasi pribadi sementara orang-orang ekstrovert suka untuk membahas sesuatu dengan publik/banyak orang. Untuk Orang — Orang Intuitif suka untuk memahami big picture (gambaran umum), sambil memahami kebutuhan orang lain secara mendetail dan dilakukan tahap demi tehap.

Sedangkan Para Pemikir ( Thikers ) ingin mengetahui logika di balik keputusan, sementara feeling people (orang-orang yang mengutamakan perasaan) ingin mengetahui bagaimana sesuatu dapat memengaruhi mereka secara pribadi.

Dan untuk Orang — Orang yang suka menghakimi ( Judging People ) terdorong untuk mencapai semua target sambil memahami bahwa orang lain memerlukan bantuan lebih untuk mengembangkan dan mengikuti rencana-rencana yang telah dibuat.

Tentu juga ada hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam komunikasi. Jarang seseorang yang menerima informasi ( receiver ) kemudian menginterpretasikan sebuah pesan secara tepat seperti orang yang menyampaikan informasi ( sender ).

Dan juga lokasi geografis dan latar belakang budaya mempengaruhi kompleksitas komunikasi — komunikasi proyek seperti adanya jam kerja yang berbeda, hambatan bahasa pada komunikasi dan aturan norma — norma budaya yang berbeda beda.

Mengontrol Komunikasi

Agar komunikasi proyek terjadi dengan baik tentu manajer proyek harus melaporkan kinerjanya. Pelaporan kinerja akan memberikan informasi pada para stakeholders mengenai bagaimana sumber daya yang digunakan untuk mencapaian tujuan -tujuan proyek. Adapun yang di deskripsikan dalam pelaporan kinerja yang meliputi :

1. Status reports mendeskripsikan posisi atau perkembangan proyek pada suatu waktu tertentu.
2. Progress reports mendeskripsikan apa yang telah dicapai oleh tim proyek selama suatu periode tertentu.
3. Forecasts memprediksi status dan perkembangan proyek di masa yang akan datang berdasarkan informasi dan trend sebelumnya.

Adapun Tips dan saran pada para manajer proyek untuk meningkatkan komunikasi proyek seperti :

Untuk mengelola konflik secara efektif tentu manajer proyek harus memahami cara — cara mengatasi konflik yang meliputi :

1. Confrontation: langsung menghadapi konflik menggunakan pendekatan problem-solving (pemecahan masalah).
2. Compromise: menggunakan pendekatan give-and-take (memberi dan menerima).
3. : menjauhi perbedaan dan lebih menekankan pada agreement (persetujuan).
4. : pendekatan win-lose (menang-kalah).
5. Withdrawal: menarik diri dari disagreement (perbedaan/ketidak-setujan) yang ada atau mungkin terjadi.

Dengan cara tersebut konflik bisa menjadi baik. Konflik sering juga menghasilkan hal — hal yang penting seperti ide — ide baru , alternatif yang lebih baik, motivasi untuk bekerja lebih giat dan lebih ingin bekerjasama / berkolaborasi. Dalam riset menyarankan bahwa konflik yang berhubungan dengan tugas sering meningkatkan kinerja tim namun konflik emosional sebaliknya dapat mengurangi kinerja tim.

Banyak perusahaan dan program pendidikan formal bagi para profesional TI sering mengabaikan keterampilan berkomunikasi yang baik seperti keterampilan berbicara , menulis dan mendegar.

Biasanya pada saat organisasi mulai besar, mereka menyadari bahwa mereka perlu untuk berinvestasi dalam cara — cara meningkatkan komunikasi dengan orang — orang dari negara — negara dan budaya yang berbeda. Untuk mewujudkan itu dibutuhkan kepemimpinan dalam meningkatkan komunikasi.

Dengan menerapkan ini biasanya tetntukanlah tujuan dan hasil yang diinginkan dari meeting yang dilaksanakan. Selain itu tentukan juga siapa yang harus menghandiri meeting tersebut. Kemudian berikan sebuah agenda kepada peserta sebelum meeting.

Untuk mengadaakan hal tersebut perlu prepare handouts( materi untuk dibagikan ) dan bahan presentasi dan aturlah logistik sedini mungkin. Para Manajer Proyek pada melaksanaakan meeting harus secara profesional, bina dan jalinlah hubungan yang baik.

Saran yang dimaksud pastikan bahwa email merupakan alat yang cocok untuk apa yang ingin anda komunikasikan. Pastikan juga untuk mengirim e-mail pada orang yang tepat. Dalam membuat email gunakan subject line ( perihal ) yang bermakna. Pada isi email batasi satu topik utama saja dan pastikan semuanya singkat dan jelas. Apabila menggunakan lampiran pastikan batasi jumlah dan ukurannya. Dalam hal ini pihak manajer wajib melakukan respon replay email yang cepat dan save apabila email itu penting.

Dengan menggunakan template dalam komunikasi proyek maka proses komunkasi menjadi lebih profesional. Dalam riset bahwa menunjukkan perusahaan yang unggul dalam manajemen proyek pasti menggunakan templates secara efektif.

Berikut salah satu contoh template progress report bulanan :

6. Mengembangkan infrastruktur komunikasi

Dengan mengembangkan infrastruktur komunikasi maka sejumlah alat, teknik, dan prinspip yang memberikan dasar untuk transfer informasi akan menjadi efektif. Alat yang dimaksud e-mail, software manajemen proyek, mesin fax, telpon, sistem telekonferensi, sistem manajemen dokumen, dan pengolah kata. Sedangkan untuk teknik yang dimaksud mencakup pedoman pelaporan dan templates, aturan dasar dan prosedur meeting, proses pengambilan keputusan, pendekatan pemecahan masalah, dan teknik resolusi dan negosiasi. Tentu juga harus didasari prinsip yang efektif yang mencakup penggunaan dialog terbuka dan persetujuan etika kerja.

7. Penggunaan software untuk membantu dalam komunikasi proyek

Demikianlah Pembahasan mengenai Manajemen Komunikasi Proyek, Semoga bermanfaat.

Referensi :

1. 2010. Information Technology Project Management, Schwalbe Kathy, Thomson Course Technology 4th Edition for International Student Edition
2. 2000. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania USA
3. 2013. Head First PMP, 3rd Edition, Jennifer Greene, Andrew Stellman, O’Reilly Media
4. 2011. Abrar Husen,Ir.,MT., Manajemen Proyek: Perencanaan, Penjadwalan & Pengendalian Proyek, Edisi Revisi

Originally published at https://daismabali.com on July 29, 2019.